|
Mesleki hayatım boyunca
implementasyon ekibi üyesi olarak bir MRP II (tek şirket, 200 kullanıcı),
proje yöneticisi olarak bir muhasebe tabanlı yazılımın
lojistik ayağı (tek şirket, 30 kullanıcı), bir
MRP II (tek şirket, 75 kullanıcı), iki ERP (toplam 7 şirket,
300 kullanıcı) implementasyonunda bulundum ve hiç danışmanlık
yapmadım. Düşünüyorum bu implementasyonların hiçbirisi
birbirine tıpatıp benzememekte. Çünkü implemente edilen yazılım,
faaliyet alanları, hedefler, kapsam, yönetimin verdiği destek,
işletme içi kalifiye insan kaynağı, danışman
desteği…vb gibi unsurlar farklı oldu. Başarıyı
belirleyen ortak unsurlar var mıydı. Bu incelemede ERP
implementasyonlarında belki en ortak unsur olan proje yöneticisi üzerinde
duracağım.
ERP implementasyonlarında iki isim işletmede öndedir.
Birincisi yazılımın, ikincisi proje yöneticisinin adı.
Bir açıdan bakarsanız sanki tüm araçlar proje yöneticisinin
elinde başka açıdan bakarsanız hiçbirisi. Bir açıdan
bakarsanız çevresi onu destekleyen insan dolu, bir başka açıdan
bakarsanız çok yalnız. Tartışmasız bir konu
varsa o da sorumluluk onun omuzlarında ve başarıya/başarısızlığa
giden yolda çok belirleyici. Ona sunulan kil ve su ile mükemmel bir
heykel de yapabilir herhangi bir heykel de veya hiçbirşey de ortaya
çıkmayabilir.
Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken özellikler başarıya
açılan giden kapının aralayıcısıdır.
Proje yöneticisinin bence sahip olması gereken en önemli özellik
tecrübe, daha sonra iletişim yeteneği, modelleme ve risk yönetimi
becerisidir.
Tecrübe
En önemli konudur yeri başka birşey ile doldurulamaz. Hiçbir
stratejik hata yapılmamalı yoksa implementasyon başlamadan
bitebilir. Zaten riskli onan ERP projeleri hiçbir stratejik hatayı
kaldıramazlar. Daha başlangıçta başarısızlık
için gerekli adımlar atılabilir. Fakat her adımda birçok
alternatif var. Ne yazıkki temel/stratejik adımlarda doğru
yol yalnız düşünerek bulunamıyor. Alınacak kararın
doğru veya yalnışlığı çoğunlukla canlı
kullanıma geçtikten sonra, yani ilgili kararın alınmasından
aylar sonra belli oluyor.
İletişim yeteneği
ERP projeleri sanıldığı gibi satınalınan yazılım
ile yapılmaz o işletmenin insan kaynağı ve işletme
kültürü ile yapılır. Proje yöneticisinin en çok vaktini
alacak unsur yöneticiler, proje ekibi ve kullanıcılar ile
kuracağı ilişkiler olacaktır.
Yöneticiler: Proje yöneticisi diğer yöneticilerin güvenini
kazanmalıdır. İşletmenin yöneticileri ERP
implementasyonunda kilit kişilerdir. Projeye inanmazlarsa bölüm
personellerini de olumsuz etkilerler. Yöneticilerin kritik kararlar ile
ilgili görüşleri kesinlikle alınmalı projenin genel gidişi
hakkında en az ayda bir bilgilendirilmelidirler Tüm kritik iş süreçleri
ilgili yönetici ile modelleme sırasında görüşülmeli ve
onay alınmalıdır.
Proje ekibi: Şurası bir gerçek ki ERP implemetasyonları
işletme personelinden özveri ister. Mesai saatleri içerisinde çalışılarak
tamamlanan hiçbir başarılı implementasyon bilmiyorum.
İmplementasyon ekibinin tüm üyeleri idari olarak proje yöneticisine
bağlı olmazlar. En kuvvetli bağın kurulması sağlanmalıdır.
Bu bağ başarıya ulaşmaya kenetlenmiş ekip
ruhudur.
Kullanıcılar: Proje yöneticisinin kullanıcılar ile
birerbir ilgilenmesi mümkün değildir. Bu sebeple iletişim
toplu sunum ve yazılı belgeler ile yapılabilir. Bu grubun
daha implementasyon başlangıcında yeni sisteme endişe
veya umursamazlık yerine sempati ile bakmasının sağlanması
önemlidir.
Modelleme becerisi
Ne kapsamda olursa olsun bence bir ERP projesi temel hatları ile iki
A4 sayfa içerisinde tanımlanabilir.
Birinci sayfada düz yazı ile implementasyon stratejileri ikinci
sayfada ise kutular ve oklarla modellenen yönetim sistemi. Kavramsal
tasarım da denilebilecek bu adım kesinlikle atlanmamalıdır.
Yoksa bir A4 sayfasında görüp ortadan kaldırabileceğiniz
aksaklıklar, canlı kullanıma geçtikten sonra gerçek
hayatta artık düzeltilmesi çok zor problemler olarak karşınıza
çıkar. Yapılabilecek bir başka hata da modellenen yapının
statik tutulmasıdır. ERP implementasyonları çok dinamik yönetilmelidir.
Değişen şartlara proje yöneticisinin hızla uyması
gerekir. Tasarlanan yapı gerektiği anda korkusuzca değiştirilebilmelidir.
Risk yönetimi
Çift taraflı kullanılmalıdır. Proje ekibinin yapacağı
çalışmalarda (iş akışları) ve üst yönetimin
uyarılmasında (statejik konular). Birincisine bakarsak proje yöneticisi
bir işleyiş işletme için uyarlanırken sistemin nasıl
iyi kurulduğuyla değil nerelerde problem çıkabileceği
ile ilgilenmelidir. İmplementasyon ekibi üyeleri iyimser, proje yöneticisi
çalışanları demoralize etmemek şartı ile
sorgulayıcı olmalıdır. Kritik iş akışlarını
belirlemeli ve kesinlikle kendisi test etmelidir.
ERP projesinde karşılaşılacak bir başarısızlığın
sorumlusu proje yöneticisi midir. Bence evet. Yukarıda proje yöneticisi
dışında bir çok unsuru verdiğim halde bunu
diyebiliyorum. Şunu diyebilirsiniz "İşletme kültürünün
(değişime açıklığın) en önemli faktör
olduğunu sürekli belirtiyorsunuz. Proje yöneticisi tek başına
işletme kültürünü değiştirebilir mi". Tabiki hayır
ama proje yöneticisi eğer bu konuda bir risk görüyorsa üst yönetimi
hemen uyarılmalı gerekli önlemler için destek istemelidir.
Proje yöneticisi gerekiyorsa şartlar sağlanana kadar
implementasyonu durdurmalıdır. Böylece tüm işletmenin
dikkati başarısızlığa sebep olacak konuya çevrilir
ki bu çözüm için ilk adımdır. Bir proje düşünün bir
yıl sürmüş sonuç başarısızlık. Proje yöneticisi
ise her gelişmeyi başından beri izleyen kişi. Peki 12
ay boyunca neden üst yönetim uyarılmamış. Hiçbir ERP
implementasyonunda şans eseri başarılı olunmaz. Proje
yöneticisi olayların gelişmesini izlemekle değil olayları
yönlendirmekle sorumludur. Proje yöneticisi gördüğü riskleri üst
yönetime ilettiği halde kayıtsız kalınıyorsa.
Birçok kişiden bu yakınmaları duydum. Acaba üst yönetim
ile iletişim doğru kurulamıyor mu, uyarı mekanizması
işletilemiyor mu diye düşündüm. Bir işletme onca yatırım
yapmış ama umursamıyor. Bana bu mantıklı
gelmemekte. Ama gerçekten böyle bir durum yani üst yönetimin kayıtsızlığı
söz konusu ise …
Yukarıda çizilen tablo yani proje yöneticisine atanan
sorumluluklar ile sizleri karamsarlığa itmediğimi umuyorum.
Proje yöneticisi genç yaşta kalp krizi geçirmemek için dikkatli
beslenmeli, spor yapmalı veya sürekli mesaiye kalması sebebi eşinden
boşanmamak için haftada bir akşam onunla romantik bir ortamda
yemek yemeli gibi önerilerde ise bulunmayacağım.
|
