|
Günümüzde Elektronik Ticaret adıyla yaygınlaşan kavram aslında farklı bir
şekilde bilgisayarların kablolar ve uydular aracılığıyla birbirine
bağlanmasından kısa bir süre sonra kendine iş dünyasında uygulama alanı
bulmuştur. Yaklaşık yirmi senedir standart dokümanların işletmeler
arasında elektronik veriler olarak iletilmesi ve karşılıklı değişimi EDI
(Elektronik Veri Değişimi) uygulamalarına bazı sektörlerde yoğun olarak
kullanılmaktadır.
EDI, bir işletmenin diğer işletmelerle olan her türlü
iş evrakı alışverişini elektronik olarak ve belirli bir veri standardı
yardımıyla gerçekleştirilmesi işlemidir. Bu işlem, temel iş verilerinin
bir bilgisayardan diğerine gönderilmesinde kullanılacak işlem setlerinin
veya mesajların standardize edilerek belirli bir formata oturtulması
prensibine dayanmaktadır.
EDI uygulaması ile veriyi gönderen konumdaki şirket bir işlem oluşturur
ve bunu alıcıya gönderir. Alıcı gelen bilgi doğrultusunda işlemi
gerçekleştirmek için kendi sistemi içindeki düzenlemeleri, operasyonları
yerine getirir.
EDI sistemi aracılığı ile transfer edilen verinin alıcı tarafından
tanımlanabilmesi için standart bir formatta olması gerekir. Dolayısıyla
başarılı bir EDI uygulaması için iki taraf öncelikle işlemlerin içeriği ve
format hakkında karşılıklı bir anlaşma içerisinde olmalıdırlar. Böylelikle
gelen verinin ek bir işlem gerekmeden doğrudan alıcının sistemini harekete
geçiren girdi olması sağlanır. Gelen veri sistemden kağıt üzerine çıktı
olarak da alınabilir.
EDI’nin tarihsel gelişimine baktığımızda, özellikle 1960’lı yılların
sonuna doğru, özellikle demiryolu, havayolu gibi taşıma ağırlıklı
firmaların kağıt üzerinde işlem yapmanın iş süreçlerinde aksamalara neden
olduğunu fark etmeleri ile birlikte EDI için ilk adımlar atılmaya
başlanmıştır. Ancak EDI başlarken, bilgisayarlar çok pahalı ve günümüze
göre yetersiz cihazlardı, çok az sayıda firma bu cihazlardan
yararlanabiliyordu. Bu faktörler EDI Standartlarında önemli bir etki
yaratmıştır.
Zamanla ve ticaret hacminin artması ile, iletişim ihtiyacı daha da
artmış, kağıt boyutunda yapılan bu işlemlerin yerine işletmeleri çok daha
etkin ve geniş bir iletişim aracı arama yoluna sevk etmiştir. Elektronik
değişim sistemlerinin ilk uygulamaları iki tarafında üzerinde anlaştığı
bir format aracığıyla başlamıştır. EDI ve diğer bilişim teknolojilerinin
de desteğiyle oluşturulan bu elektronik bütünleşme özellikle şirketlere
önemli ölçüde zaman kazandırmakta, coğrafi olarak dağılmış iş birimleri ve
ilgili kurumlarla işbirliğini arttırarak rekabette önemli üstünlükleri
beraberinde getirmekteydi.
EDI sistemlerinin işleyişine bir örnek vermek gerekirse satın alma
siparişini hazırlayan firma elektronik ortam aracılığıyla siparişle ilgili
bilgileri tedarikçi firmaya iletir. Yapılandırılmış formatta tedarikçiye
ulaşan veri bir yazılım yardımıyla sipariş girişi olarak sisteme entegre
edilir. Sipariş işleme sistemi, kağıt üzerinde gelen siparişlerde olduğu
gibi gerekli düzenlemeleri yaparak gelen talebin hazırlanması sürecini
başlatır.
Ancak, her endüstrinin kendi ihtiyaçlarına uygun gördüğü EDI veri
standartlarının kullanması maliyetleri arttırmaktaydı. Sonuç olarak;
farklı grupların bir araya gelmesiyle uluslararası EDIFACT (Electronic
Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) yaratıldı.
Yaklaşık on yıl önce, uluslararası ticaretin etkinliğini artırmak
amacıyla, ticari verilerin içeriğine elektronik yoldan ulaşabilmek için
bir dünya standardına gereksinim duyularak bu girişim başlatılmıştır.
Standartlaşma süreci ise UN/EDIFACT formatına ilişkin ISO standartlarının
ilk yayınlandığı 1987 yılında başlamıştır. Günümüzde 3 temel set EDI
Standartı bulunmaktadır. UN/EDIFACT Avrupa ve Asya da yaygınken, ANSI ASC
X.12 ve UCS Kuzey Amerika da daha yaygındır. Bu stadandartlar; dokuman ve
formların değişimi için formatları, karakter setlerini ve veri
elementlerini tanımlamaktadır.
EDI’nin bir işletmeye katacağı değerleri ve yararları belirli başlıklar
altında incelersek;
-
Zamandan ve maliyetten tasarruf :
EDI ile veriyi sadece bir
kez sisteme girmek yeterli olacaktır. Elektronik ortama bir kez girilen
veri, sistem içerisinde sonraki kullanımlar için sistem içerisinde
korunur. Böylece satış emirleri, faturalar ve benzeri evrakların her
defasında el ile hazırlanmasının neden olacağı zaman kaybı ve
maliyetlerden kaçınılmış olur.
-
EDI uygulamasının başlangıç maliyeti yüksek olabilir, ancak
genellikle bu maliyetler, EDI yararları sayesinde geri kazanılmaktadır.
-
Hataların azaltılması ve doğruluğun artması :
EDI’nin en
önemli avantajlarından biride tekrarlı işlemlerin önüne geçmesi ve bu
nedenle hatalardan korunulmasıdır. Genellikle manuel veri girişi yapılan
sistemlerde, toplam hatanın %5’ini bu tür hatalar oluşturur.
-
Kağıt Kullanımı ve arşiv yükünün azaltılması :
Elektronik
ortamın avantajı ile kağıt kullanımı büyük ölçüde azaltılır. Belirli
şablonların tasarım, depolama ve benzeri maliyetlerinin yanı sıra yan
unsurların maliyetlerinden de tasarruf edilmiş olur.
-
İnsan kaynağının etkin kullanımı :
Manuel işlemlerle oldukça
fazla vakit yitiren işgücünün çok daha verimli kullanımına imkan sağlar.
-
Eşgüdüm Sağlaması :
EDI sistemleri, işletmelerin birbirlerine
daha güvenilir bağlarla bağlanmasını ve ortak iş amaçları için bilgi
paylaşımını sağlar. Bunun sonucu olarak işbirliği çabaları amacına çok
daha etkin biçimde ulaşır.
-
Müşteri Sadakatinin artması :
Müşterilerin taleplerine hızlı
ve gerekli yanıtların verilmesi yolunda avantajlar sunan EDI sistemleri,
müşterilere daha etkin hizmet vermeyi de sağlar.
-
Sipariş süresinin kısalması :
Manuel yöntemlerin gerektirdiği
zaman periyodu, EDI sistemleri sayesinde minimuma inmektedir. EDI ile iş
emrinin gönderilmesi ve alınması süreci çok kısalmaktadır.
-
Nakit akışını hızlandırması :
EDI sistemlerinin belirli
süreçleri hızlandırması ile ödeme-faturalama süreci de hızlanabilir ve
işletmelerin nakit akışının daha da efektif olmasını sağlar.
-
Stok kontrolünün optimizasyonu :
Stok maliyetlerinin ve
stokla ilişkili diğer maliyetlerin aşağı çekilmesi işletmelere için
büyük önem taşımaktadır. Müşteriden işletmeye bilgi akışını hızlandıran
ve etkinleştiren EDI sistemleri, ayni zamanda yüklenilen riskleri de
minimuma indirebilir.
-
Karar almayı etkinleştirme :
EDI sistemleri ile kritik
bilgilere erişim süresi kısalır ve bu durumda önemli kararların
alınmasında süreç hızlanabilir.
-
Karlılığın artması :
Tüm bu fırsatlar ve özellikler firmalara
pazarı genişletme ve karlılığı arttırma olanağı sağlar.
Ancak bu olumlu yönlerinin yanı sıra, EDI için gerekli bant genişliği
oldukça büyük ve pahalıdır. EDI mesajları yüksek oranda sıkıştırılmış ve
karmaşık yapıdaki mesajlardır. Bu karmaşık yapısı EDI konusunda çalışan
uzman sayısının sınırlı kalmasına uygulamaların pahalı ve değiştirilmesi
zor uygulamalar haline gelmesine neden olmuştur. Bunların yanında taraflar
arasında çok çeşitli iş yapma biçimleri, uyumlu yazılım ve donanım alt
yapısı, iletişim standartlarının olmaması gibi birçok engel şirketlerin
karşısına çıkmaktadır.
EDI uygulamalarının genellikle kullandığı VDI yerine ucuz ve açık
Internet’in kullanımı bu alanda önemli bir fırsat yaratmaktadır.
Sonuç olarak; EDI iş dokümanlarının elektronik olarak değişimine olanak
sağlamaktadır. Bu teknoloji özellikle geniş organizasyonlar için başarılı
sonuçlar vermektedir. EDI’nin temel teknolojisi 1970’lerden beri
bilinmesine rağmen Internet bu teknolojiye yeni bir moment kazandırmıştır.
Internet Elektronik veri değişiminin daha fazla kullanıcı ile daha düşük
maliyet ile gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Bu alanda özellikle XML/EDI
alanında hızlı gelişmeler görülmektedir. Yakın gelecekte XML’nin EDI’nin
yerini alması şaşırtıcı olmayacaktır.
|
