Proje Portföyü Önceliklendirmesi ve Proje Başlatma Süreçleri

Mustafa Donmez
mustafadonmez@gmail.com
Yapi Kredi Bankasi www.ykb.com
http://turk.internet.com/haber/yazigoster.php3?yaziid=13727

1) Giriş

Proje yönetimi için bir metodoloji uygulamayan pek çok organizasyonda, projeler üst yönetim tarafından gelişigüzel seçilir ve projenin zaman, maliyet, bütçe, kalite planlaması yapılmadan ve “başlatma” fazı doğru şekilde uygulanmadan projeye başlanır. Kurumun proje portföyünde yer alan pek çok proje arasında seçim yapılırken doğru “önceliklendirme” yapılmaz. Halbuki, üst yönetimdeki kişiler genellikle “stratejik planlama”, “kurumun vizyonu / misyonu / kâr beklentisi” gibi konularla ilgili konuşmayı çok severler ve bu konularda detaylı çalışmalarda bulunurlar. Projelerin başarısı için bu kavramların proje başlatma fazında dikkate alınması ve doğru projenin önceliklendirilmesi son derece önemlidir.

İş hayatının rekabetçi ve tempolu ortamında genellikle aynı anda yapılmayı bekleyen pek çok proje mevcuttur. Ne var ki, başlamayı bekleyen tüm projeleri yapabilecek yeterlilikte kaynak (özellikle insan kaynağı ve maddi kaynak) organizasyonlarda mevcut değildir. Ekonominin temel kuralı olan “sonsuz ihtiyaçlar, ancak sınırlı kaynaklar” proje yönetimi alanında da karşımıza çıkar. Bu durumda organizasyon için doğru projenin seçilmesi ve proje yönetim süreç gruplarından ilki olan “Başlatma” süreçleri için doğru araç ve tekniklerin uygulanması önem kazanır. Bu makalemde “proje portföyü önceliklendirme ve proje başlatma süreçleri”nden bahsedeceğim.

2) Proje Kavramı ve Proje Yönetimi Süreçleri 

Bazı terimleri hatırlatarak başlayalım. Belirli bir ürün, hizmet veya servisi ortaya çıkarmak için gerçekleştirilen, başlangıç ve bitiş tarihi belli olan, belirli kaynaklarla gerçekleştirilen ve sonucunda eşsiz bir ürün ortaya çıkaran çabaya “proje” adı verilir. Her projenin tamamlandığında daha önce yapılmamış eşsiz(unique) bir ürün ortaya çıkarması beklenir. Proje Yönetimi için American National Standards Institute(ANSI) standardı Project Management Instutue (PMI) tarafından ilan edilen Project Management Body of Knowledge (PMBOK) kitabında ilan edilmiş ve uygulanmaktadır. PMBOK’ta proje yönetim süreçleri 5 süreç grubunda incelenir: “Başlatma, Planlama, Uygulama, Kontrol ve Kapama”. Başlatma süreç grubu proje yönetimindeki süreç gruplarından ilkidir ve en başta uygulanması gerekenidir. Proje yönetiminin uygulandığı kurumlarda pek çok projenin birlikte daha doğru şekilde takip edilmesi için genellikle aynı yönetimin projeleri bir “proje portföyü” olarak toplu halde izlenir. Yani proje portföyü içinde tümü aynı organizasyona ya da yönetime ait birçok proje yer alır.

3) Projeler Nasıl Doğar?

Projeler, kendiliğinden ortaya çıkmaz. Bazı talepler veya koşullar bir projenin ortaya çıkışını tetikler. Projenin ortaya çıkışına yol açan bazı koşullar ve bu koşullara örnekler şu şekildedir:

• Pazar Talebi – Örnek:  Rakip firmaların pek çoğunun Internet üzerinden bilet satışı yapması üzerine bir otobüs firmasının online bilet satış sistemi kurması.

• İş süreçleriyle ilgili bir gereksinim – Örnek:  İşyerinde doküman karmaşasını engellemek için elektronik doküman yönetimi sistemine olan ihtiyaç.

• Müşteri İsteği – Örnek: Çeşitli özelliklere sahip olan (antensiz, radyo çalabilen, fotoğraf çekebilen, daha uzun süre şarj gerektirmeyen vs) cep telefonları.

• Teknolojik Gelişmeler – Örnek: Bir işletim sistemine üretici firma desteğinin kalkması üzerine yeni bir işletim sistemi ile ilgili uygulama geliştirme.

•  Yasal Zorunluluklar – Örnek : Yeni Türk Lirası’na geçiş.

•  Sosyal Gereksinimler – Örnek : Afrika’daki fakir ülkelere yardım için Live8 konseri.

4) Proje önceliklendirmesi / seçimi için kullanılan araç ve teknikler

Proje portföyü içinde sırada bekleyen pek çok potansiyel (başlamamış) projeden hangisi öncelikli olarak seçilmelidir? Proje kanuni bir zorunluluk veya sosyal sorumluluk projesi değil ise, bu soruya en kestirmeden verilecek cevap şudur : “Organizasyona getirisi en yüksek olacak projeyi seçmek gerekir”.

Projenin organizasyona getirisini ölçmek için çeşitli teknikler mevcuttur:

4.1 NPV (Net Present Value): Net present value (net bugünkü değer) tekniğinde, projenin gelecek yıllardaki getirisi hesaplanırken, o yıl gerçekleşecek bileşik faiz değeri dikkate alınır ve bileşik faize göre hesaplanmış “indirgen değer” kullanılır. NPV ile ilgili bir örnek tablo :

Bu tabloya göre %21’lik bir faiz oranı dikkate alındığında 5 yıllık projeksiyonda proje kendini amorti edecek ve 49,21 YTL’lik kâr getirecektir. Oysa ki NPV hesaplaması yapılmayıp faiz oranı dikkate alınmadan sadece nakit akışına bakılsaydı projenin 5 yıl sonunda 7000 YTL kâr getireceği ve 3 yılda kendini amorti edeceği yanılgısına düşülecekti.

4.2 Ağırlıklanmış Puanlama Modeli (Weighed Scoring Model) : Aşağıda yer alan belli başlı kriterlere göre üst yönetim ve sponsorlar projelerin ağırlıklı puanını belirler. Getirisi en yüksek olan proje öncelikli olarak seçilir.

Burada verilen örnek tabloya göre Proje2’nin skoru en yüksek çıktığından, organizasyon için 3 proje içinde en kârlısı Proje2 olarak öngörülmektedir ve o projeye başlanmalıdır.

4.3. Uzman Görüşleri : Projenin yapılacağı sektör ile ilgili geçmişte benzer örnekler varsa, uzman görüşleri ve geçmiş tecrübeler de proje seçimi için kullanılabilecek kolay ve hızlı bir teknik olabilir.

5. Proje Başlatma Süreçleri Çıktıları :

5.1. Proje Duyurusu (Project Charter):

Projelerin başlangıcı, formal olarak organizasyona bir doküman ile duyurulmalıdır. Proje başlangıcı için yayınlanan bu dokümana Proje Duyurusu, Proje Başlatma Dokümanı veya Proje Beratı adı verilir. Proje Duyurusunda yer alan bilgiler şu şekilde olmalıdır:

• Projenin adı ve kısa tanımı

• Proje yöneticisinin adı

• Projenin hangi amaçla yapıldığı, sonuçta neyi hedeflediği

• Başlangıç ve bitiş tarihleri, varsayım ve kısıtlar

• Proje organizasyonundaki yetkili kişiler ve imzalar

Proje duyurusu, projenin başladığını formal olarak organizasyona duyuran ve proje yöneticisine proje için ihtiyaç duyulan yetki ve sorumluluğu veren yazılı dokümandır. Projelerin büyüklüğü ve karmaşıklığından bağımsız şekilde tüm projelerde bu yayınlanması gereken ve başlatma süreçlerinin en önemli çıktısı olan dokümandır.

5.2. Proje Tanımlama Dokümanı (Scope Statement) :

Proje tanımlama dokümanı, proje kapsamında ne yapılacağını anlatan ve projenin sınırlarını belirleyen dokümandır. Tüm proje kapsamında bir referans doküman olarak kullanılmak üzere hazırlanan, proje kapsam yönetiminin çok önemli çıktılarından biridir. Proje tanımlama dokümanında yer alması muhtemel başlıklar şunlardır :

• Projenin amacı

• Projenin ihtiyaçları (requirements)

• Kısıtlar ve varsayımlar

• Teslimatlar

• İlk WBS (iş ayrışım yapısı)

• Kabaca zaman ve maliyet tahminleri 

Başlatma süreci olarak bu süreç sonunda ortaya çıkan doküman, projenin planlama süreçleri esnasında detaylandırılır.

Son Sözler :

Organizasyonlar için, proje portföyünden doğru projeleri seçmek, proje başlatma fazında doğru araç ve teknikleri uygulayıp doğru çıktıları üretmek “işe düzgün başlamak” adına oldukça önemlidir. Başarılı proje yönetimi, başarılı bir başlangıç fazı ile başlar.

Kaynaklar :

PMBOK : A Guide to the Project Management Body of  Knowledge www.pmi.org

www.4pm.com

www.gannthead.com

www.pmptools.com