Lojistik Ve Stok Yönetimi

Atilla Filiz
Mak.Muh.(MBA)
ATİ Mühendislik Eğitim Yön. Danışmanlık
atifil@yahoo.com

Envanter bir çok sanayi şirketinin hemen hemen en büyük aktifidir. Bu kaynağın yönetimi, karlılığı doğrudan etkiler. Bunun yanında yeterince yüksek olmayan envanter devir hızı, rekabet ve azalan enflasyon dönemlerinde şirketleri zora sokabilir ve beklenmedik zararlar verebilir.

Günümüzde çokca konuşulan , ERP, MRP, JIT felsefesi gibi konularda başarılı olmak isteyen firmaların öncelikle “envanter yönetimi” alanında ilerleme kaydetmiş olması gereklidir. MRP- ERP ve JIT felsefesi stoklarla yakından ilgilenmiş bunları yeterli miktarlara indirerek ya da sıfır yapmaya çalışarak işletme kaynaklarının daha verimli yönetimi için önerilerde bulunmuştur. Her düzeydeki yöneticiyi yakından ilgilendiren Lojistik ve Stok yönetiminde amac üretim yönetiminde çalışanlara ana üretim programları ile doğrudan ilgili olan lojistik, stok ve depolama yöntemleri konusunda bilgiler ve öneriler sunmaktır.

Stokların daha etkin yönetimi ile şirket verimliliğinin ve karlılığının artabileceği konusu. Hangi sipariş yönteminin ne zaman kullanılacaği, parti büyüklükleri ve güvenlik stoğunun hesaplanması, MRP yönteminin çalışma biçimi, envanterde kayıt doğruluğu ve envanteri azaltmanın ve dönüş hızının yeterliliği, verimlilik ve karlılıkta önemli parametrelerdir. Envanter dönüş hızı yeterince hızlı olmayınca hem “artan rekabet” hem de “azalan enflasyon” şirketinize zarar verebilir. Envanterin daha hızlı dönebilmesi ise sadece onu etkin yönettiğiniz zaman mümkün olacaktır.

Envanterin yönetimi ekip işidir ve etkin yönetimi için herkesin doğru bilgiler ile donatılması, ortak hedefleri ve izlenecek yöntemleri iyi anlaması gerekir. Ekibin Takım Ruhunu benimsemiş kişilerden oluşması başarıyı destekler. Onların çağdaş yöntemlere daha hızlı adapte olmaları sağlanmalıdır

Bir işletmenin müşterisi için doğru ürünü; doğru yer ve zamanda, uygun maliyet ve kalitede bulunduracağını garanti etmesi lojistiğin temel felsefesidir. Ronald H. Ballou lojistik kavramını “Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, hammaddelerin, işlenmekte olan parçaların, son ürünlerin ve bunlara ilişkin bilgilerin, kaynaktan tüketileceği noktaya kadar etkin ve ekonomik bir şekilde akışını ve gerektiğinde depolanmasının planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi sürecidir.” şeklinde tanımlamıştır.

Lojistik yönetici faaliyetleri; üretim, satınalma, fiziksel dağıtım, pazarlama ile ilgili satış sonrası hizmet organizasyonu gibi başlıklar altında toplanabilir.

• Üretimle ilgili olarak: Satış ihtiyacını karşılayacak üretim düzeyi belirleme, İş merkezleri içerisinde malzeme akışının optimizasyonu, depolama alanlarının ve malzeme taşıma sistemlerinin planlanması ve düzenlenmesi.
• Fiziksel dağıtımla ilgili olarak : Ulaştırma hizmeti seçimi, giden ve gelen sevkiyat çizelgelenmesi, dağıtım merkezleri faaliyet organizasyon ve planlaması.
• Satınalma ile ilgili olarak:

Satın alınanlar için tedarikçilerin seçimi, hammaddeler, fiyat düzeyleri ve spesifikasyonlar, miktar ve düzey belirleme, işin belirli bölümlerini gerçekleştirecek taşeronların seçimi.

• Satış sonrası hizmet faaliyetlerinin organizasyonunda ise:

Satış tahmininin müşteri gerçek ihtiyaçlarına uygunluğunun onaylanması, müşterinin teslim tarihlerine uyan teslim çizelgeleri ve müşteri ihtiyaçlarına uyan ambalaj gibi konular lojistik yöneticisi faaliyet alanı içindedir.

Lojistik yönetimi ile özdeş olan Tedarik Zinciri kavramını

Lee ve Billington : “Malzemelerin tedarik edilmesi, tedarik edilen malzemelerin yarı mamul veya son ürünlere dönüştürülmesi ve son ürünlerin müşterilere dağıtımı fonksiyonlarını yerine getiren tedarikçiler, fabrikalar, depolar, dağıtım merkezleri ve perakendeciler ağıdır” şeklinde tanımlamıştır.

Bir üretim sisteminde üretilen ürüne dolaysız veya dolaylı olarak katılan bütün fiziksel varlıklar ve ürünün kendisi stok kavramı içindedir. Tedarik veya üretim yoluyla elde edilen, kullanılmadan veya müşteriye arz edilmeden önce az veya çok belirli bir süre bekletilen mal miktarına stok denilmektedir.

Sipariş üzerine çalışan küçük ölçekli işletmelerde stok bulundurmaya pek fazla gerek olmaz. Zira sipariş alındıktan sonra hammadde ya da malzemeler tedarik edilir ve ürün üretildiğinde müşteriye derhal teslim edilir.

Üretim sistemi büyüdükçe, hele ürün çeşidi arttıkça tedarik, talep ve ürüne ilişkin faktörlerdeki belirsizlik ve aralarındaki ilişkinin karmaşıklığı stok bulundurmayı zorunlu kılar.

Üretim ve satışların birbirine paralel gitmesi ve bunun sürekliliği bazı durumlarda imkansızdır. Üretim sırasında makina kapasitelerinin mümkün olan en yüksek düzeyde kullanılması. İş yüklemenin düzgün yapılabilmesi ve hazırlık maliyetlerinin düşürülmesi üretim hızının sabit tutulması ile gerçekleşebilir. Bu durumda üretimin satışların üstünde gitmesi halinde artan miktarın stoklanmasını, aksi durumlarda da stoktan satış yapılmasını gerektirir. İşte bu nedenledir ki lojistik, stok ve stok kontrol işletmeler için gerekli ve önemli kavramlardır.

Stok bulundurulması, çeşitli maliyetlerin ortaya çıkmasına sebep olur. Buna karşılık üretim hızının düzgün yürütülmesi ve müşteri isteklerinin zamanında karşılanması ile sağlanan müşteri memnuniyeti de önemli avantajlar sağlar. Böyle olunca da stok yönetimi işletmelerin üretim politikalarında önemli bir yer tutar. İşletme yöneticileri stoklama politikasını işletme şartları ve olanaklarına, piyasa hareket ve koşullarına göre uygun saptamak gibi hassas bir görev ve sorumluluk üstlenmiş olmaktadırlar.

Stokları, hizmet ettiği ana amaçlar göz önüne alınarak

1. Talep dalgalanmalarını karşılamak amacı ile oluşturulan stoklar,

2. Beklenmedik aşırı talebi karşılamaya yönelik stoklar,

3. Sipariş ve elde bulundurma maliyetleri toplamını minimum yapan ekonomik sipariş miktarı stokları,

4. Üretim kaynağı ile tüketici arasında taşınan miktarı karşılamak amacına yönelik oluşturulan dağıtım stokları şeklinde sınıflandırmak mümkündür. Bunlardan başka mamulün değerini, tedarik süresini, tüketim hızını vb. kriterleri temel alan başka sınıflandırmalar da yapılabilir.

a) Aktif stoklar : Belirli devrelerde sipariş edilen ve mevcut talebi o devrede karşılamak için elde bulundurulan stoklardır. Diğer bir deyişle aktif stok iki sipariş arasındaki sürede ortalama talebi karşılamak için bulundurulan stoklardır.

Emniyet stoklarını gerektiren durumlar üç nedene dayanır.

1. Tahmin edilen ortalama mal tüketim seviyesi, gerçekleşen seviyenin altında kalabilir.

2. Malın tedarik edildiği kuruluşun yaşayacağı problemler nedeniyle taahhüdünü yerine getirmemesi,

3. Diğer etkenler nedeniyle mal tedarikinde karşılaşılabilecek güçlükler (Örneğin:İklim şartları, yasal şartlarda değişiklik vb.)

Bu üç neden ayrı ayrı veya bunların hepsinin bir arada olabileceği durumlarda kayıpları önlemek yada en aza indirmek için bir emniyet stokunun elde bulundurulması gerekir.

Emniyet stoklarını zorunlu kılan nedenleri miktar ve süre kestirmelerinde meydana gelen sapmalardır diye kısaca özetleyebiliriz.

Modern üretim sistemlerinde stoklar her kademedeki yöneticiyi yakından ilgilendirir.

Yanlış stok politikaları seçilmesi ya da uygulama hataları pek çok işletmeyi zora sürüklemiştir. Bazen büyük nakit sıkıntısı içinde olduğu belirtilen bir işletmede, imalat departmanları arasına dağılmış halde, nakit ihtiyacını rahat rahat karşılayacak miktarda lüzumsuz yarımamul ya da malzeme stokları bulunduğu. Bazı işletmelerde de yeterli hammadde stoku olduğu bildirildiği halde birkaç önemsiz parça yüzünden tüm imalatın aksaması gibi durumların yaşandığı da bir gerçektir.

Her işletme problemlerinde olduğu gibi stok yönetiminde de olumlu ve olumsuz yönde değişen maliyet unsurları arasında bir denge kurulmasına çalışılır.

Stok faaliyetinin etkilendiği maliyet unsurlarıni sipariş büyüdükçe yapılacak iskontolar, hazırlık maliyetleri, satıcı firma araştırmaları, kabul muayeneleri gibi faaliyetler, üretimin programlaması, iş emirleri düzenlemesi, kalıp, aparat değişimi v.b.gibi işlemler stok yönetimini etkileyen maliyet unsurlarıdır. Bunlardan bazıları kolayca ölçülebilir. Ancak stok bulundurmamaktan kaynaklanan kaçırılan siparişlerin veya fırsat maliyetlerinin hesaplanması pek de kolay değildir.

Müşterinin kaçırılması maliyeti :

Elde bulundurmama maliyeti olarak da adlandırılan bu maliyet unsurunda . İsteği karşılanamayan müşteri, başka firmaya giderse orada kalabilir ve bir kez geri çevrilen bir müşteri kaybedilmiş olabilir. Belirli bir anda ölçülmesi çok güç olan bu maliyet, uzun vadede satış trendleri ve ya Pazar payının değişimi incelenerek saptanır. Müşteriyi kaçırmanın çok önem taşıdığı hallerde maliyetine bakılmaksızın stok bulundurma yolu tercih edilir.

• Yıpranma ve eskime maliyeti: Ürünün raf ömrü maksimum stok miktarını sınırlar. Diğer yandan moda ve teknolojik gelişmeler stokdaki ürünün değerini düşürebilir.Bu durumdaki değer kayıplarının önceden kestirilebilmesi ve bunun maliyetinin hesabı pek de kolay olmamaktadır.

• Faiz masrafları : Stokta bulunan her değer bağlanan para anlamına geleceğinden buna ödenecek faizin yükünü de düşünmek gerekir. Stoklara bağlanan para işletmenin hareket serbestliğini kısıtlar.

• Depolama maliyeti: Stoklama yerleri açık veya kapalı alanlar işletmenin kendi malı da olsa bir maliyet sözkonusu olacaktır.

• Taşıma maliyetleri : Stok miktarlarının artması ile olumlu yada olumsuz yönde değişebilir. Örneğin taşıma kapasitesinin altındaki alımlarda taşıma masrafı daha az bir miktara bölüneceğinden birim taşıma maliyeti artacaktır. Keza sıkışık bir depoda çalışan araçlar normal kapasitesinde çalışamayacağından kayıplar ve maliyet artışları oluşur.

• Fiyat değişikleri : Fiyatların hızla değiştiği enflasyonist ve spekülatif ortamlarda büyük önem taşır. Dış ülkelerden ithal edilen temel hammaddelerin dünya fiyatlarındaki oynamaları dikkatle izlenerek stok kararları oluşturulur. İşletmenin finansal gücünü zayıflatacak fiyat dalgalanmaları riski karşısında stok politikasından mümkün olduğunca kaçınmak sağlıklı bir işletme ekonomisi için zorunlu sayılmalıdır.

Tedarik ünitesi: Satıcıları bulmak, bunların kapasiteleri, satış ve kredi şartları , piyasadaki prestijleri, dağıtım şekilleri hakkında bilgi toplamak. En düşük maliyetle olabilecek en iyi kaliteyi satın almak. Alınan malın işletmeye zamanında teslimini sağlamak.

Teslimatta olası gecikmelerde alternatiflere sahip olmak ve işletmeyi bilgilendirmek.

Teslim edilen mallarda kabul, muayene ve gerekli işlemleri yapılması. Ambara giren mal kayıtları, satıcı firmalarla görüşme ve pazarlıklar, piyasadaki fiyat hareketlerinin takip ve yakından izlenmesi. Aşırı fiyat artışlarına karşı yönetimi uyarmak ve bilgilendirmek gibi işlevleri üstlenmiştir.

Sevkiyat ise tedarike göre daha basit sayılabilir Zira görevlerin büyük bir kısmı satış tarafından yürütülmektedir. Sevkiyatın başlıca ve en önemli görevi istenilen miktar mamulün müşteriye zamanında teslimini sağlamaktan ibarettir.

Depolama: Stokların saklanması ve korunması için yeterli büyüklük ve nitelikte yerin sağlanması Lojistik ve stok kontrolünde önde gelen şarttır. İstenilen parçanın depoda derhal bulunması ihtiyaç yerine kolaylıkla taşınabilmesi önemlidir.Kodlama, depo hacimlarının kısımlara ayrılması ve koordinatlarına göre belirlenmesi, Kullanma sıklığına göre kısımlara ayırma, sık kullanılan parçaların taşıma mesafelerini kısa tutacak şekilde yerleşimler, depo binası yapısı, zemin kalitesi, araçların kolay hareket edebilmesi, yangın, güvenlik, basit fakat etkili kayıt sistemleri v.b.gibi üzerinde dikkatle durulması gereken hususlardır.

Her işletme ; büyüklüğüne, tepe yönetimi politikalarına, üretim tipine, mali olanaklarına ve daha birçok faktöre göre oluşturduğu bir stok kontrol sistemi uygular. Bu sistemlerde kullanılan yöntemler basit sayma veya gözle kontroldan, bilgisayarların desteğinde karmaşık probabilistik modellere kadar değişen niteliklerde olabilirler.

İşletmeler uygulayacağı stok kontrol yöntemini seçerken sayılan çeşitli faktörler yanında haberleşme, kayıt ve personele ilişkin imkanlarını da değerlendirmek zorundadır.

Stok politikasında güdülen amaç, karı maksimize veya maliyetleri minimize etmektir. Diğer bir deyişle kâr ve maliyetleri optimize edecek bir stok politikası geliştirmektir. Sipariş veya imal edilen mal stoklarının optimal seviyede saptanması için bazı matematik modellere başvurulması gerekir. Şirketin malzeme ihtiyaçlarını karşılarken tercih edeceği modelleri kendi koşulları yanında çevre koşulları da belirler. Sipariş büyüklüğünün saptanmasında, Ekonomik Sipariş Modeli en yaygın olanıdır ve stok yönetiminde sağlıklı karar alma adına yönetime destek verir. Ne stok bulundurmamaktan dolayı satış kaybına ne de aşırı stok bulundurarak kar kaybına uğramayacak orta yolun bulunması için şu altın kural akıldan çıkartılmamalıdır: Paranızı envantere dönüştürmeniz kolaydır, zor olan onu tekrar paraya dönüştürmektir...