İletişim, bir bireyden diğerine bilgi ve anlayışın
aktarılması, anlamın paylaşılmasıdır.
İletişim, insanların birbiriyle ilişki kurma aracıdır.
İletişimin bir gönderici birde alıcı öğeleri
var. Göndericinin mesajı alındığında iletişim
tamamlanmış olur. Ancak; alıcıdan göndericiye geri
besleme yapıldığında bu iki yönlü iletişimi oluşturur.
İletişim tüm insan ve grup ilişkilerinde önemli. Onların
kişiliklerini, değer yargılarını, düşüncelerini
anlamayı sağlıyor.
İletişim, duygu, düşünce, bilgi aktarmaktır. Fark
etmeyle başlar ve geri dönüşü yoktur. Algılamaya dayalı
bir süreç; anlaşılmak ister.
Dolaylı yollarla yapılan bilgi alışverişi
iletişim olmuyor.
Tek yanlı bilgi iletimide iletişim değil.
İletişim kişiye değil kişiyle yapılır.
Kişilerin anlatma eylemlerinin amacı da anlaşılmak
olduğuna göre iletişimin önemi çok açık.
“anlaşılmak”
Başlatan kişi açısından iletişim de ;
Anlamın kodlanması, verilecek mesaj, İletişimin biçimi
ve gönderme becerileri önem taşır. Yapılan araştırma
sonuçlarına göre İletişimi gönderme becerilerinde
oransal büyüklükler şöyle:
- Kelimeler % 10
- Ses tonu % 30
- Beden dili % 60 yani beden dili en etkili iletişim aracı
İletişimde bulunulan kişi açısından iletişim
ise; dinleme, anlama ve geri bildirimdir.. İletişimin ikinci
tarafında yer alan dinleme : Önemsememe, seçici dinleme, dikkatle
dinleme, empatik dinleme şeklinde olabiliyor.
İletişimi zorlaştıranlar :
İletişimde bazı genellemeler iletişimi güçleştiriyor.
Örneğin:
Mühendislik eğitimi alanlar maliyet düşünmezler, ya da
Teknik bir işletmede insan ilişkileri zayıftır.gibi
genelllemeler iletişimi güçleştiriyor.
Ön yargı da iletişimi güçleştiriyor. (Kötü insan ne
söylese kötüdür gibi )
İletişimde çatışmalar da var. Bunlar :
Kişi içi çatışmalar, kişilerarası çatışmalar,
organizasyon içi çatışmalar, organizasyonlararası çatışmalar
şeklinde olabiliyor.
Örgütlerde İletişim
Bütün toplumsal etkileşimler iletişim içerir. İletişimin
olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre;
iletişim örgüt için önemlidir. Örgütlerde üç tür iletişim
sistemi var. Bunlar; biçimsel (resmi), biçimsel olmayan (doğal) ve
örgüt dışı iletişim sistemleridir.
A. Biçimsel (resmi) iletişim :
Organizasyonun hiyerarşik yetki yapısı biçimsel iletişim
sistemini şekillendiriyor. Organizasyon içindeki ve organizasyonun
çevresi ile bilgi akışını sağlayan kanalları
ifade ediyor. Etkin bir yönetimin olması, iletişim kanallarında,
bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek sistemin varlığına
bağlı. Örgütlerde biçimsel iletişim dört yönde hareket
ediyor.
1. Yukarıdan Aşağıya Doğru (hiyerarşik)
İletişim
Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden
başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya
doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde; işletmenin
politikaları, kuralları, emirler ve bilgi talepleri iletimde rol
oynuyor. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim
genellikle, yalın bir dille,anlaşılır, yoruma yer
vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır
2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Bu iletişim; astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı
olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların
verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Astlar, gerek yaptıkları
iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst
makamlara iletirler. Modern örgütlerde görülen öneri ve şikayet
kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler bu tür iletişimi
geliştirme amacına yöneliktir.
Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi
engelleyen bir çok neden söz konusudur.
Bunlar;
- Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik
- Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması
- Amirin davranış ve tutumu
- Astın statüsü
- Gelenekler
3.Yatay İletişim
Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki
iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel
birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır.
Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş
bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma
ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmış
ve bu nedenle yatay iletişimin önemi de artmıştır.
4.Çapraz İletişim
Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya",
"aşağıdan-yukarıya" ve "yatay" biçimde
olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı
durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz
bir yol izlediği durumlardır. Örneğin bir işveren ya
da genel müdür deneme aşamasında olan bir ürün ya da makinanın
teknik özelliklerini ya da sonuçları öğrenmek isterken
hiyerarşik emir-komuta zincirinin dışına çıkarak
çalışan bir mühendis yada bir operatörün bilgisine başvurabilir.
Bu şekildeki iletişime "çapraz iletişim"
denilmektedir. Klasik yönetim biçimine göre yetişmiş insanımıza
ters gelen bir iletişim biçimi olmakla beraber işlerin yapılmasında
ve karar süreçlerinde etkili bir iletişimdir.
B. Doğal İletişim
Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel
olmayan, yani doğal iletişim de söz konusudur.
Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik kalması
nedeniyle, işgörenlerin ihtiyaçlarını karşılamada
doğal grupların oluştuğu bilinen bir gerçektir. Biçimsel
olmayan iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.
C. Örgüt Dışı İletişim
Organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen
bir çevre içinde faaliyet gösterirler.Yaşamlarını sürdürebilmek
için örgüt içi iletişim kanalları kadar, örgüt dışı
iletişim kanallarını da kullanmak zorundadırlar. Dışarıdan
gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde, yapısında,
programların da ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme
ve ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.
Gruplar arası iletişim modelleri
Merkezi model : Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün
en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel
(klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir
modeldir. Grubun bütün üyelerinin merkezi konumdaki yetkili ile bilgi
alışverişinde bulunmalarına karşın, kendi
aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin
merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek
ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir.
Daire Modeli .Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi
biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle
iletişim olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire
modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur.
Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve
grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk
derecesinin düşük olduğu bir modeldir.
Serbest Model : Tüm haberleşme kanallarının her
zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama
olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir.
Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı
sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız
ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.
Örgütsel iletişim araçları :
Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli olması
kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği
de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının
seçiminde, araçların bilgi aktarmayı kolaylaştırıcı,
mesajın biçimini ve özünü değiştirmeden, anlaşılır
ve hızlı olmasına özenle dikkat edilmelidir. İşletmelerde
bilgi ve haber akışını sağlamak için çeşitli
iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlar:
1.Yazılı İletişim Araçları
Mesajın kalıcı olması istenen durumlarda
iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğu kaybolmadan
iletilmesini sağlamak için, yazılı iletişim araçları
kullanılmaktadır.
- Yazılı raporlar
- İşletme gazetesi
- Broşür ve el kitapları
- Afiş, ilan tahtası ve bültenler...vb.gibi.
2. Sözlü İletişim Araçları
Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını
sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan
iletişim aracıdır.
- Konferans, seminerler
- Görüşme ve toplantılar...gibi.
3. Görsel İletişim Araçları
İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan
projeksiyon, tepegöz, ses ve resim prodüksiyonları ve bilgisayarla
iletişimi içerir.
4-Sözsüz iletişim :İnsanların yüzlerini, vücutlarını
kullanarak birbirlerine mesaj iletmeleri sözsüz iletişim sayılır.
- Yüz ifadeleri
- Bedenin duruş ve hareketleri ile yapılan, konuşma ve
yazı olmaksızın insanların birbirlerine bir takım
mesajları iletmesidir.
Bu iletişim şeklinde insanların ne söylediği değil
ne yaptığı ön plana çıkar. Sözsüz iletişimi
de kendi içinde dört gruba ayırabiliriz.
Yüz ve beden : Yüzümüzdeki ifade, el ve vücudumuzun duruşu
ve göz temasımız sözsüz iletişimde önemli bir yer
tutar. Başı “ evet hayır “ anlamında sallamak, kaşları
“ hayır” anlamında kaldırmak tıpkı sözlü
ifadeler gibi anlam taşır.
Bedensel temas :
Farklı bedensel temaslar vererek karşımızdakine
farklı mesajlar vermeye çalışırız. Örneğin
karşımızdakinin omuzunu tutmak, elini sıkmak, koluna
girmenin sözsüz anlamları vardır.Bedensel temas :Farklı
bedensel temaslarla karşımızdakine farklı mesajlar
vermeye çalışırız. Örneğin karşımızdakinin
omuzunu tutmak, el sıkışmak, koluna girmenin sözsüz
anlamları vardır.
Mekan kullanımı : İnsanlar, kendi çavrelerinde oluşturdukları
boş mekanlar yoluyla iletişimde bulunurlar. Başka insanlara
olan uzaklığımızı ayarlayarak, onlara uzak yada
yakın durarak bir takım mesajlar iletiriz. Sevdiklerimize yakın
durmayı tercih ederken, daha az samimi olduklarımızla aramızda
biraz daha fazla mesafe bulunmasına dikkat eder, hiç tanımadıklarımıza
daha uzak dururuz. Bunlar mekan kullanma yoluyla yapılan sözsüz
iletişim örnekleridir.
Mekanların kullanılış şekli yakınkığın
bir göstergesi olabileceği gibi statünün de bir göstergesi
olmaktadır. Önde yürümek yüksek statünün göstergesidir. Yüksekte
oturmak da yüksek statünün göstergesidir.
Yüksek rütbeli yöneticiler, bilginler ve zenginler önde yürürler.
Yargıçlar, profesörler yüksek kürsülerde otururlar.
Araçlar:
İletişimde mesaj iletmek için başvurulan
yollardan biri de bir takım araçlar kullanmaktır. Bunlara
rozetler, takılar, belirli kıyafetler vb.araçlar çevreye
verilen birtakım mesajları iletir.
Bütün canlıların ihtiyaç duyduğu iletişimin
insan yaşamındaki yeri çok farklı ve anlamlıdır.
Çünkü diğer canlılardan farklı olarak insan, sürdürebildiği
iletişimleri inceler ve geliştirir.
Diğer canlıların da birbirleri ile derin ve anlamlı
iletişim kurduklarından söz edilebilir. Ancak tüm canlılar
içinde yalnız insanlar birbirlerinin rolüne girip birbirleri ile
empati kurma şansına sahiptirler.
Hangi yol ya da yöntemle olursa olsun iletişim bilgiyi paylaşmada
büyüme ve gelişme için gerekli ve etkili bir araç olduğuna göre;
net, açık , yoruma yer bırakmayacak şekilde hepsinden önemlisi
hızlı olmalıdır. İletişimin zayıflığı
mesajın anlaşılamasını güçleştirir ve
zaman israfına yol açar. moral bozuluğu ve motivasyon düşüklüğüne
neden olur. Bilgi akışını yavaşlatır, zorlaştırır.
İş verimini duşürür
Anlaşılamamak veya yanlış anlaşılmaktan
korku, iletişim de karar verme sürecini de kötü yönde etkiler. Yönetime
katılımı engeller.
Kaynaklar
Budak,G. Ve Akat,İ. İşletme Yön. İst.1994
Can,H. Organizasyon ve Yön.,Ank. 1999
Dökmen,Ü. İletişim Çatışmaları ve Empati,
İst. 1999
Eren,E. Yönetim ve Org. İst..1998
Koçel,T. İşletme Yöneticiliği, İst.1998
|